Разберем их подробнее с Дмитрием Сытиным,  генеральным директором электронной площадки для коммерческих закупок Cooper.pro, экспертом в сфере закупок от госсектора до крупных промышленных холдингов и частных сетей.

Точка кипения в B2B: привычка, которая устарела

В 2025 году электронная почта остается основным каналом для проведения закупок у тысяч коммерческих российских компаний. Это удивительно — и тревожно. Формально такие закупки выглядят как нормальный процесс: запрос отправлен, предложения получены, подрядчик выбран. Но в реальности — это неформализованная, уязвимая и непрозрачная схема, которая порождает риски на каждом этапе.

Почему закупки по email — это дорого, рискованно и неэффективно прежде всего для заказчиков. 

 Ограниченный рынок Закупки по email замыкаются на тех поставщиках, которых уже «знают». Это лишает компанию конкурентных предложений и возможностей получить лучшие условия, чем уже есть от “своих” поставщиков. Площадки, напротив, расширяют воронку и снижают цены.

 Неформализованные предложения Каждый поставщик отвечает как умеет. Форматы, содержание, полнота — хаос. Сравнивать такие предложения объективно практически невозможно.

 Юридическая незащищенность Email — это переписка, а не юридически значимый процесс. Ни одна сторона не несет зафиксированных обязательств, особенно на этапе предварительных договоренностей.

 Отсутствие контроля и прозрачности История переговоров не фиксируется. Сотрудник может удалить письма, заменить файлы, внести правки в коммерческие предложения без возможности аудита.

 Отсутствие торга Организовать полноценную торговлю между поставщиками вручную — почти невозможно. Большинство компаний просто выбирают «самое адекватное» предложение и ведут переговоры только с ним. Остальной потенциал снижения цены теряется.

 Высокая операционная нагрузка Все процессы ложатся на плечи закупщика: проверка контрагентов, сравнение предложений, согласование, документооборот. Это дорого, медленно и неудобно.

 Отсутствие коллективного согласования Email-закупки не позволяют удобно подключить другие подразделения к обсуждению. Электронные площадки предоставляют единый интерфейс для согласования и фиксации решений.

 Игнорирование страховых механизмов

Email-закупки редко сопровождаются банковскими гарантиями или обеспечением обязательств. Площадки же позволяют автоматизировано встраивать эти инструменты.

Но рискуют не только заказчики. Закупки через электронную почту в разы снижают эффективность работы и шанс на поиск новых заказов и для поставщиков, которые выходят на коммерческие тендеры. 

 Потеря времени и ресурсов Поставщик готовит предложение, но часто не получает обратной связи. Он не знает, проиграл он или его просто проигнорировали.

 Размытые требования Из-за неформализованного ТЗ поставщик может не понять, что именно от него хотят. Уточнения затягиваются, время уходит, а сделка может не состояться.

 Нет возможности улучшить предложение В email-закупках нет системы уведомлений о том, что другая заявка лучше. Поставщик теряет шанс улучшить условия и выиграть тендер.

 Нет юридической защиты Все договоренности в email — легко оспоримы. Поставщик рискует, не имея зафиксированных договоренностей или переговоров, имеющих юридический след.

Как электронные площадки меняют правила игры

Электронные площадки, такие как Cooper.pro, кардинально изменяют подход к закупкам, внедряя принципы цифровой зрелости, снимая рутину и обеспечивая более эффективное взаимодействие между заказчиками и поставщиками. Рассмотрим подробнее, как именно эти платформы трансформируют процесс закупок.

Все предложения — в структурированном и сопоставимом виде.

Одним из ключевых преимуществ электронных площадок является возможность представления всех предложений в стандартизированном формате. Это означает, что используется единый шаблон: все поставщики заполняют свои предложения по единому шаблону, что позволяет легко сравнивать условия, цены и характеристики товаров или услуг. То, что не укладывается в требования цифрового шаблона, просто невозможно внести — вероятность ошибки стремится к нулю. Значительно упрощается анализ данных: заказчики могут быстро оценивать предложения, не тратя время на обработку разрозненной информации. Это способствует более быстрому и обоснованному принятию решений. Риск совершения ошибки сведен до минимума: стандартизация данных минимизирует риск ошибок, связанных с неправильным толкованием предложений.

Поставщики проходят автоматическую проверку (финансовое состояние, реквизиты, история).

Электронные площадки внедряют механизмы автоматической проверки контрагента, инструменты должной осмотрительности, требуемой Налоговым кодексом, которые позволяют проверять финансовую надежность поставщиков, что помогает заказчикам избежать сотрудничества с ненадежными партнерами. Это может включать анализ кредитных историй и финансовых отчетов. Автоматическая проверка юридических реквизитов, наличие контрагента в реестрах недобросовестных поставщиков или банкротов, а также наличие и лицензий обеспечивает уверенность в легитимности поставщика и его способности выполнять обязательства. Кроме того, платформы могут хранить информацию о предыдущих сделках с поставщиками, что позволяет заказчикам оценивать их надежность на основе реального опыта.

Встроены механизмы торгов: система уведомляет поставщиков, если их предложение перебито.

Электронные площадки предлагают удобные механизмы торгов, которые в автоматическом режиме, даже еще в процессе подачи заявок, уведомляют поставщиков, если их предложение нуждается в снижении цены или корректировке условий, иными словами быстро отреагировать на изменения. Все участники торгов имеют равный доступ к информации о текущих ставках, что снижает риск манипуляций и повышает доверие к процессу. Ну и самое важное — площадки создают здоровую конкурентную среду, в которой поставщики стремятся предложить наиболее выгодные условия для заказчиков.

Процесс согласования прозрачен: вся история коммуникаций, версий документов и решений сохраняется.

Электронные площадки обеспечивают высокий уровень прозрачности на всех этапах согласования.  Вся переписка между заказчиками и поставщиками сохраняется в одном месте, что облегчает отслеживание изменений и принятия решений. Площадки позволяют хранить и отслеживать все версии документов, что минимизирует путаницу и гарантирует, что все участники работают с актуальной информацией. Прозрачность процесса согласования способствует более обоснованным решениям и снижает вероятность конфликтов.

Доступ к аналитике, прогнозам, таймлайну, показателям эффективности закупки.

Электронные площадки предоставляют доступ к мощным аналитическим инструментам, которые помогают заказчикам. Заказчики могут анализировать исторические данные о закупках, выявлять тренды и делать обоснованные прогнозы на будущее. Визуализация временных рамок процессов закупок позволяет лучше планировать действия и управлять временем. Платформы предоставляют метрики, которые помогают оценивать эффективность закупочного процесса и выявлять области для улучшения.

Кейс: 

Производственная компания из Поволжья с оборотом 3,5 млрд ₽ перешла с email на электронную площадку. Результаты за первые 3 месяца:

Сокращение цикла закупки более, чем в 2 раза — с 11 до 5 рабочих дней.

Среднее снижение цены по итогам торгов — 13%.

Увеличение количества конкурирующих поставщиков на одну закупку: с 2–3 до 6–7.

Повышение прозрачности: закупки стали доступны для аудита и внутреннего контроля в режиме реального времени.

Глобальный контекст: как устроено за рубежом

В Великобритании и Германии закупки по email в крупных компаниях запрещены внутренними политиками комплаенса. Использование платформ вроде SAP Ariba, Coupa, Jaggaer стало стандартом. Это не просто оптимизация: это способ юридической защиты, антикоррупционный механизм и драйвер финансовой эффективности. 

Для коммерческих закупок в Великобритании, например активно используется Procurement Portal и Supply Chain Digital. Последняя предлагает решения также для управления цепочками поставок. 

В свою очередь в Германии активно используется платформы Mercateo (предлагает широкий ассортимент товаров для бизнеса и упрощает процесс закупок) и eBay Kleinanzeigen. И хотя  eBay Kleinanzeigen это не специализированная B2B-площадка, многие малые и средние предприятия используют ее для покупки и продажи товаров.

В Соединенных Штатах многие крупные компании и государственные учреждения активно используют платформы для управления закупками, такие как Oracle Procurement Cloud и Jaggaer. Платформа, предназначенная для B2B-закупок — Amazon Business а также Alibaba.com. Amazon Business предлагает широкий ассортимент товаров и услуг для бизнеса. Хотя Alibaba.com это китайская платформа, она широко используется в США для международной торговли и закупок.

Канадские организации также переходят на электронные платформы для оптимизации процессов закупок. Например, Merx и Buyandsell.gc.ca стали основными инструментами для государственных закупок. Для коммерческих закупок — Canadian Procurement Network (CPN): платформа, которая объединяет поставщиков и покупателей, упрощая процесс закупок в различных отраслях  и Biddingo — предоставляет доступ к государственным и частным тендерам по всей Канаде.

Пример: В Канаде система Buyandsell.gc.ca была разработана для упрощения доступа к информации о государственных контрактах и обеспечения прозрачности в процессе закупок. Это позволяет малым и средним предприятиям участвовать в тендерах наравне с крупными игроками.

В Австралии также наблюдается рост использования цифровых платформ для управления закупками. Платформы, такие как Procurement Australia и eProcurement, становятся стандартом.  AusTender — официальный портал для государственных закупок, который также позволяет малому и среднему бизнесу участвовать в тендерах и получать информацию о государственных контрактах. Marketplace — платформа для малых и средних предприятий, где они могут предлагать свои товары и услуги правительственным учреждениям.

Пример: В штате Виктория была внедрена платформа Victorian Government eProcurement, которая позволяет всем государственным учреждениям управлять своими закупками через единую систему. Это повысило эффективность и прозрачность процессов.

В России в настоящее время насчитывается всего около 1000 площадок, на которых коммерческие заказчики могут размещать свои закупки. Эта цифра включает в себя 800 организаций, обладающих собственными корпоративными торговыми платформами, такими как «Спортмастер», «Сибур» и «Норникель». Однако, зарегистрироваться на таком количестве площадок нереальная задача.

Для оптимизации процесса участия в закупках были созданы около 20 агрегаторов, которые аккумулируют информацию обо всех доступных предложениях. В числе лидеров рынка находятся пять основных агрегаторов: «Контур.Закупки», «СБИС», SeldoN, BiCoTender и «Тендерплан». Эти компании контролируют около 80% рынка, что делает их ключевыми игроками для поставщиков, желающих участвовать в коммерческих закупках.

Таким образом, поиск закупок через агрегаторы обеспечивает максимальную простоту и удобство для поставщиков, позволяя сосредоточиться на подготовке коммерческого предложения в соответствии с требованиями площадки. 

Независимые электронные площадки для коммерческих закупок, такие как Cooper.pro предлагают понятный и удобный набор условий и функционал.

На коммерческих площадках электронных торгов поставщики могут выбрать различные тарифные планы, предложенные площадкой. Например, они могут приобрести тариф на определенный период (абонентская плата или подписка) и участвовать в неограниченном количестве закупок в течение этого времени, или платить только когда вас признали победителем, или за участие в каждой закупке, независимо от результатов.

Переход на электронные платформы для управления закупками наблюдается во многих странах по всему миру. Это не только улучшает эффективность процессов, но и способствует повышению прозрачности, снижению коррупционных рисков и улучшению финансовой эффективности. Каждая из упомянутых стран демонстрирует, как цифровизация может трансформировать традиционные подходы к управлению закупками, создавая более безопасные и эффективные бизнес-процессы.