В условиях стремительных изменений в сфере закупок и внедрения новых технологий важно не только правильно организовать процессы, но и убедиться, что команда обладает необходимыми компетенциями для успешного проведения тендеров в 2025 году. Какие навыки и знания действительно стоит проверять и развивать у сотрудников со стороны заказчика? Какие ключевые умения должны приобрести снабженцы, чтобы эффективно работать в условиях современного рынка и новых требований? Об этом — в нашем чек-листе, который поможет оценить готовность вашей команды к будущим вызовам и определить направления для развития.
Чек-лист: ключевые направлений подготовки специалистов по закупкам в 2025 году
Прежде, чем перейти к основным направлениям, отметим, что для оценки компетентности сотрудников важно давать им практические задания, связанные с подготовкой закупок.
Например, поручите сотруднику подготовить закупки по 5 разным категориям товаров за определенное время. Обратите внимание на то, как он группирует товары, использует ли правильные критерии для разделения и выбирает ли оптимальные объемы. После выполнения задания проведите разбор: что сделано правильно, а что можно улучшить. Создайте тестовые кейсы или сценарии, которые отражают реальные ситуации в вашей компании, чтобы оценить навыки и дать обратную связь.
Обратите при оценке сотрудника на следующие навыки.
Владение инструментами для проведения торгов
Электронная почта
Классический (и устаревший) способ уведомления поставщиков о закупках. Им все еще пользуются крупные компании, в частности те, кто занимаются коммерческими закупками. У них есть свой пул поставщиков, которых надо уведомить о потребностях компании. Однако у такого метода есть ряд своих недостатков, из-за которых заказчики теряют в деньгах: например, нет конкуренции, новых предложений, и, кроме того, отсутствует автоматизация. Подробнее о том, как электронная почта съедает прибыль компании, мы писали в этой статье.
Маркетплейсы
Маркетплейсы отлично справляются с покупкой типовых товаров вроде канцелярии или расходников. Но если у вас сложные и разнотипные закупки — нужно что-то отремонтировать, заказать услуги, изготовить запчасти на заказ — маркетплейсы здесь бессильны. Он просто не умеет работать с такими задачами.
ЭТП
Электронные торговые площадки (ЭТП) — на сегодняшний день самый универсальный инструмент для проведения закупок. Они подходят как для закупки товаров, так и для услуг или работ, обеспечивая прозрачность, конкуренцию и контроль на всех этапах. С их помощью можно автоматизировать ключевые процессы: от размещения заявок и сбора предложений до аукционов, переторжек и заключения контрактов.
Однако, чтобы использовать возможности ЭТП максимально эффективно, важно правильно выбрать платформу. У разных площадок может отличаться набор функций, поэтому стоит проверить, отвечает ли выбранная ЭТП базовому набору критериев.
Ниже — чек-лист, который поможет принять взвешенное решение:
- Наличие функционала для всех этапов закупочной процедуры: возможность проводить закупки «под ключ» — от публикации до контракта
2. Количество и активность поставщиков на платформе: чем больше зарегистрированных и активных участников, тем выше конкуренция и шанс получить лучшие условия
3. Опыт платформы в сфере закупок: на каких закупках специализируется — 44-ФЗ/223-ФЗ/Коммерческие закупки, — зрелая инфраструктура, подтвержденная история сделок и доверие крупных клиентов говорят о надежности
Выбирая ЭТП с этим набором функций, вы получаете инструмент, способный решать широкий спектр задач, от типовых до нестандартных.
Умение корректно формировать потребность
Помимо владения инструментами для проведения торгов, для снабженцев важна скорость и точность в формировании потребностей компании — нужно уметь правильно собрать информацию. Если потребность описана некорректно, неполно или формально, есть риск получить не то, что нужно бизнесу — товар не того качества, лишние позиции или нерабочее решение.
Заказчик должен уметь собрать полный набор информации по запросу инициатора:
- Описание товара или услуги
- Технические характеристики
- Объемы и сроки поставки
- Адрес/регион поставки
- Особые требования к качеству и условиям
- Условия оплаты
Важно избегать неполных или размытых запросов, чтобы не тратить время на уточнения. Нехватка информации ведет к задержкам в процессе закупки, увеличению стоимости и снижению конкурентоспособности.
Практическое задание: используя чек-лист, составьте проект извещения о закупке. При желании — оформите это в формате, приближенном к шаблону вашей ЭТП или внутренним регламентам компании.
Умение лотировать закупки
Одним из ключевых навыков закупщика является умение правильно лотировать закупку — то есть делить ее на логичные части (лоты) в зависимости от специфики товаров, работ или услуг.
Если объединить в один крупный лот слишком разнородные позиции или объемы «под ключ», это может отпугнуть компании, которые готовы выполнить лишь часть работ или поставить только определенные товары. В итоге снижается конкуренция и, как следствие, возрастает стоимость закупки.
Правильная лотировка — это признак зрелости заказчика, понимания им структуры рынка и реальных возможностей поставщиков. Такая закупка вызывает доверие: она не выглядит «заточенной» под одного участника и воспринимается как открытая и продуманная.
Например, один из заказчиков клиентов Cooper провел закупку на другой площадке, где не получил ни одного предложения. После обращения к нам мы вместе разобрали закупку, переработали структуру, выделили логичные лоты — и уже при повторном размещении получили нужные отклики. Такие кейсы — не редкость.
Часто на этапе планирования закупки заказчик присылает список позиций, которые планирует закупить одной закупкой. Мы вместе обсуждаем состав и предлагаем, как лучше разделить объем на несколько лотов или, наоборот, объединить.
Пример неграмотного лотирования
Выше показан пример неправильного формирования лота. Заказчик захотел обустроить офис под ключ, но на рынке очень мало поставщиков, которые имеют такой ассортимент. Поэтому такое формирование лота приведет или к меньшему количеству предложений, или потребует от поставщиков докупать отсутствующие у них позиции, из-за чего цена будет завышенной.
Исправленный вариант
А вот исправленный вариант: заказчик отделил мебель от компьютерного оборудования. Теперь у большинства поставщиков, занимающихся компьютерным оборудованиям будет весь ассортимент для участия в закупке, что приведет к сильному увеличению конкуренции и вследствие снижению цен. Офисную мебель заказчик объявит второй закупкой/лотом и это так же приведет к высокой конкуренции.
Важно: при лотировании ответьте себе на вопрос: «много ли есть поставщиков на рынке, которые смогут поставить одновременно все позиции из одного лота?». Если есть понимание, что разными товарами из лота занимаются разные поставщики, всегда лучше их разделить на разные лоты.
Практическое задание: Дайте сотруднику типовую закупку (например, закупка офисной мебели, оргтехники и канцелярских принадлежностей) — попросите его разбить ее на лоты и обосновать.
Планирование
Грамотное планирование закупок позволяет избежать спешки, срывов сроков и неэффективных экстренных закупок «в последний момент». Когда закупки запланированы заранее, у компании появляется возможность изучить рынок, подготовить корректное техническое задание, выбрать подходящий способ закупки и площадку для ее проведения.
Если компания действует «здесь и сейчас», поставщики могут быть загружены, не успеть оперативно подготовить предложения или попросту не иметь нужных позиций в наличии. В итоге страдает не только цена, но и качество — часто приходится выбирать из того, что просто есть в доступе.
На практике мы часто видим, что даже простой сдвиг планирования на месяц вперед дает ощутимый результат. Один из наших заказчиков раньше закупал товары, которые ему были нужны «вчера» — предложения не успевали поступать, выбор был минимальный, закупка проходила неэффективно. После консультации он перешел на планирование на месяц вперед, и количество откликов выросло в разы: стало приходить по 3–4 предложения, появилось время на проведение аукциона, согласования и выбор оптимального поставщика.
Кроме того, современные цифровые инструменты, в том числе решения с элементами искусственного интеллекта (ИИ), уже помогают закупщикам прогнозировать потребности на 3, 6 и даже 12 месяцев вперед. Такие модули есть, например, в системах на базе 1С, SAP или в отдельных специализированных сервисах. Они позволяют формировать автоматические планы закупок на основе статистики, сезонности и истории потребления, а закупщикам — работать проактивно, а не реактивно.
Юридическая грамотность: знание актуального законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческие закупки)
Пожалуй, самым главным и самым важным в работе закупщика по 44-ФЗ и 223-ФЗ является знание актуального законодательства. Это обеспечивает соблюдение правовых требований и минимизацию рисков для компании. В условиях постоянных изменений нормативной базы специалист должен быть в курсе последних поправок, правил проведения тендеров и требований к документации. Только так можно гарантировать законность и эффективность закупочной деятельности, избегая штрафных санкций и конфликтных ситуаций.
Пример: В одном из кейсов победитель закупки расторг контракт с заказчиком по соглашению сторон. Тогда заказчик предложил заключить контракт участнику, занявшему второе место, но тот отказался. Заказчик подал жалобу, посчитав это уклонением от заключения контракта.
Однако Красноярское УФАС отказалось включать участника в РНП. Ведомство объяснило: заказчик не обязан автоматически передавать контракт второму участнику, а участник — не обязан его подписывать. Нарушения и недобросовестности в действиях участника не было.
Из-за незнания законодательства компания потратила время, ресурсы и усилия на необоснованную жалобу, которая не только не принесла результата, но и могла навредить деловой репутации сторон.
Вывод: включение в РНП в такой ситуации — незаконно, а перед тем как обращаться в контрольные органы, важно разбираться в правах и обязанностях участников закупки.
Как проверять команду: регулярные тестирования, курсы по повышению квалификации, обсуждения с экспертом сложных вопросов, кейс-задачи (может, есть примеры)
Заключение
Таким образом, развитие профессиональных компетенций в области формирования потребностей и владения современными инструментами позволяет значительно повысить эффективность закупочной деятельности компании, обеспечить конкурентоспособность и снизить издержки. Однако не стоит забывать, что для эффективной работы закупщика важным аспектом является развитие профессиональных компетенций, которые выходят за рамки базовых знаний законодательства и процедур. Не менее значимы навыки оценки ситуации, умение быстро ориентироваться в условиях рынка и принимать обоснованные решения.
Важную роль играет аналитический склад ума, позволяющий оценивать предложения поставщиков и выбирать оптимальные варианты. Также необходимо развивать коммуникативные навыки для взаимодействия с командой, инициаторами закупок и поставщиками на профессиональном уровне.