В условиях высокой конкуренции, нестабильности, импортозамещения рынок поставок стал ключевым фактором успеха для компаний любого размера. От качества выбора партнеров напрямую зависят себестоимость, логистика и, в конечном итоге, маржинальность бизнеса. Однако подходы к поиску поставщиков сильно различаются — и часто зависят от масштаба компании и зрелости ее внутренних процессов.
Дмитрий Сытин, генеральный директор электронной площадки Cooper.Pro и председатель Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок, рассмотрит основные способы поиска поставщиков для коммерческих компаний, плюсы и минусы каждого подхода и предложит несколько практических и полезных советов по оптимизации процесса закупок.
Методы поиска поставщика
У каждой компании — вне зависимости от масштаба — есть несколько базовых способов найти поставщика. Все они применяются в бизнесе в той или иной форме, но сильно различаются по трудозатратам, эффективности и уровню риска. Рассмотрим четыре ключевых подхода:
1. Работа с известными поставщиками
2. Рассылка коммерческих предложений по электронной почте
3. Использование электронных торговых площадок
4. Личные контакты и рекомендации
Далее посмотрим, на что «делают ставку» компании разных масштабов.
Как ищет поставщиков малый бизнес
Небольшие компании нередко выбирают самые доступные и простые пути. Один из популярных способов — маркетплейсы вроде Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркета. Они удобны и дают быстрый доступ к широкому ассортименту, но в реальности требуют много времени на ручной подбор, не всегда покрывают узкоспециализированные позиции и редко оптимальны по совокупной стоимости и срокам.
Пример
При поиске конкретного товара, например, электрической розетки для наружного или внутреннего монтажа, вы вводите запрос «электрическая розетка» и получаете множество результатов с различными моделями и поставщиками. Вам необходимо самостоятельно оценить различия между ними. Даже если у вас есть четкое представление о нужной модели, придется потратить значительное время на анализ предложений по цене, срокам поставки и условиям оплаты из обширного списка. Этот процесс может быть трудоемким и не подходит для регулярного использования, особенно при крупных закупках.
Другой распространенный путь — личные рекомендации. Руководитель доверяет знакомым, опирается на субъективный опыт и избегает «бумажной волокиты». Это может показаться надежным, но зачастую приводит к завышенным ценам и непрозрачным условиям. Плюс — велика вероятность конфликта, если что-то пойдет не так.
Также компании ищут поставщиков через поисковики и справочники. Но и тут ключевая проблема — трата времени. Самостоятельный сбор информации, обзвон потенциальных контрагентов, выяснение условий — все это ложится на одного-двух сотрудников, отвлекая их от других задач.
Во всех этих случаях отсутствует системный подход и полноценный анализ рынка. Из-за этого малые компании часто переплачивают, работают с неэффективными партнерами и упускают возможности для оптимизации.
Как с поставщиками работает средний бизнес
Средние по размеру компании уже системно подходят к построению внутренних процессов, в том числе и в закупках, что позволяет им качественнее подбирать поставщиков. В отличие от малых предприятий, у них есть ресурсы и сотрудники, которые могут заниматься процессом закупок.
Компании среднего размера зачастую работают с «исторически сложившимися» поставщиками, не пересматривая условия годами. Это удобно, но снижает конкурентность и тормозит развитие.
Выход — внедрение категорийного подхода. Это значит: каждый вид закупок анализируется отдельно, по каждому направлению строится стратегия, учитывающая рыночную ситуацию, целевые цены, доступных поставщиков. Такие компании уже могут позволить себе выделенные закупочные отделы и специалистов, что дает пространство для внедрения электронных решений.
А что крупный бизнес
Крупные компании имеют возможность создать собственную полноценную закупочную службу, которая отвечает за сбор потребности внутренних подразделений, формирование запросов, сбор и анализ предложений, а также за внутреннее принятие решений. Именно они чаще всего используют электронные инструменты, в частности электронные торговые площадки. Почему?
Прежде всего, это возможность поиска и обновления базы поставщиков, что, в свою очередь, способствует увеличению конкурентной среды на рынке закупок. Площадки не только автоматически публикуют ваши закупки, но и распространяют информацию о них через агрегаторы закупок, что позволяет большему количеству поставщиков узнать о ваших потребностях.
Кроме того, площадки активно формируют категорийные базы поставщиков, тратя ресурсы и время на сбор и актуализацию информации о том, чем занимается каждый из них, какие услуги или товары они могут предложить. Это позволяет максимально точно собрать пул поставщиков для конкретной закупки с релевантными откликами.
У заказчиков появляется более широкий выбор среди предложений, что облегчает процесс выбора победителя или нескольких победителей. Даже закупки от 100 000 рублей становятся удобнее проводить через платформу: с шаблонами документов, автоматическим сравнением предложений и подсветкой лучших вариантов по каждому параметру (цена, срок, условия). Это экономит ресурсы и снижает риски.
На таких площадках всегда доступны актуальные контакты, а также налажены эффективные способы приглашения поставщиков — будь то электронная почта, телефонные звонки или коммуникация через мессенджеры. Более того, электронные площадки предоставляют все эти функции бесплатно для заказчиков. Они выступают в роли доступного цифрового ресурса и обеспечивают необходимую поддержку в анализе рынка и актуализации информации.
Совет: как правильно формулировать запрос к поставщику
Независимо от масштаба бизнеса, успех закупки начинается с грамотного ТЗ. Важно:
- Четко описывать товар (характеристики, количество)
- Формализовать условия — место и срок поставки, порядок оплаты, ограничения
- Уточнить требования к поставщику — опыт, документы, тип организации
Современные электронные площадки для коммерческих закупок обладают широкой функциональностью. Они предлагают удобные конструкторы для формирования требований по всем типам товаров и услуг. На площадке вы можете воспользоваться готовым шаблоном требований к поставщику, легко внося изменения или удаляя ненужные пункты. Кроме того, вы можете создать собственный шаблон для определенной категории закупок, например, для услуг перевозки, и использовать его в будущем, что позволяет избежать забывчивости и сэкономить время.
Одним из ключевых преимуществ таких платформ является возможность удобно сравнивать предложения поставщиков, представленные в определенной цифровой структуре. Это упрощает процесс: вы можете быстро сопоставить значения требований и предложения.
Например, если у вас есть требование по сроку поставки, один поставщик может указать 5 дней, другой — 10, третий — 15, а четвертый — 2. Таким образом, вы легко видите все значения и можете без труда провести сравнение.
Современный рынок требует гибкости, прозрачности и скорости. Компании, продолжающие полагаться только на рекомендации и ручной поиск поставщиков, рискуют отставать. Внедрение цифровых решений, таких как электронные торговые площадки, позволяет оптимизировать закупки, снизить издержки и сделать процесс прозрачным.