Процесс закупок является важным бизнес-процессом в деятельности любой компании, поскольку он обеспечивает своевременное получение необходимых для бизнеса товаров и услуг.
В Российской Федерации закупки классифицируются на регулируемые, порядок проведения которых определяется специальными законодательными нормами, и коммерческие, не подлежащие такому специальному регулированию, а являющимися обычными сделками в рамках Гражданского кодекса.
У начинающих специалистов в области закупок обычно возникает множество вопросов: с чего начать, как организовать процесс закупки, какую электронную площадку использовать для проведения закупок, а также, чем площадка может быть полезна. В статье мы предлагаем ряд практических рекомендаций, которые помогут вам эффективно ориентироваться в этой сфере и сделать обоснованный выбор, соответствующий вашим бизнес-целям.
Государственные закупки
Государственные закупки в Российской Федерации регулируются двумя основными федеральными законами: 44-ФЗ и 223-ФЗ. Закон 44-ФЗ охватывает закупки, проводимые государственными учреждениями за бюджетные средства, в то время как 223-ФЗ касается закупок компаний с государственным участием. Важным аспектом как 44-ФЗ, так и 223-ФЗ, является наличие мер поддержки для малого бизнеса, включая специальные квоты на долю закупок у субъектов МСП, что способствует более широкому участию малых предприятий в регулируемых закупках.
Регулируемые тендеры можно классифицировать на два основных типа: с организацией состязательной части процедуры и без таковой. В первом случае заказчик объявляет о проведении закупки, и участники соперничают за право заключения контракта и поставки товара или оказания услуги (выполнения работы). Во втором случае речь идет о закупках у единственного поставщика, которые могут проводиться в определенных обстоятельствах, например, для нужд армии или когда конкуренция невозможна.
Выбор типа закупки зависит от приоритетов и потребностей заказчика, а также норм законодательства, что обязывает подходить к организации процесса закупок так, как это нужно государству и обеспечивать эффективное использование бюджетных средств, а также средств компаний, где крупнейшим собственником является государство.
Закупки коммерческих организаций
Коммерческие компании в Российской Федерации не подпадают под действие федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ, что предоставляет им большую свободу в проведении закупок. В отличие от государственных структур, у коммерческих компаний отсутствуют строгие законодательные акты, регламентирующие действия заказчиков. Это позволяет организациям самостоятельно устанавливать правила проведения закупок и формулировать требования к поставщикам, руководствуясь при этом Гражданским кодексом и внутренними положениями о закупках.
Несмотря на упрощенные процедуры, коммерческие закупки имеют свои уникальные особенности. В отличие от закупок, регулируемых 44-ФЗ и 223-ФЗ, информация о коммерческих закупках не публикуется в Единой информационной системе (ЕИС). Это дает возможность организациям размещать свои закупочные процедуры на любых доступных коммерческих площадках. В настоящее время такие площадки делятся на два основных типа: независимые (например, Cooper.Pro) и корпоративные.
На сегодняшний день в России функционирует около 1000 площадок и сайтов для размещения коммерческих закупок. Из них более 800 организаций располагают собственными корпоративными платформами для размещения закупочных процедур, такие как «Спортмастер», «Сибур» и «Норникель». В большинстве своем это конечно не полноценные платформы для проведения закупок полного цикла, а скорее сайты для информирования поставщиков. Несмотря на это, разнообразие платформ создает конкурентную среду между ними и предоставляет заказчикам широкий выбор инструментов для оптимизации процесса закупок.
В условиях динамично развивающегося рынка коммерческие организации могут быстрее и более эффективно адаптироваться к требованиям рынка, используя современные технологии и подходы к закупкам. Это позволяет не только повышать эффективность бизнес-процессов, но и обеспечивать более выгодные условия для сотрудничества с поставщиками.
На что обратить внимание?
Корпоративные торговые платформы могут представлять собой как полноценные электронные торговые системы с полным функционалом для подачи заявок и проведения торгов, так и простые сайты с кнопкой «отправить заявку». При этом важно отметить, что, если площадка принадлежит непосредственно заказчику, условия участия могут быть совершенно разными: участие в закупках на них может быть как бесплатным, так и платным. Они определяются самим заказчиком в неконкурентной среде, поэтому и могут быть самыми разными.
С независимыми электронными площадками для коммерческих закупок дела обстоят проще: заказчики и поставщики могут выбрать различные тарифные планы, предложенные площадкой. Например, они могут приобрести тариф на определенный период и участвовать в неограниченном количестве закупок в течение этого времени, или платить только когда вас признали победителем, или за участие в каждой закупке, независимо от результатов. Заказчики же могут выбрать тариф, используя который они могут проводить неограниченное количество закупок или же платить за публикацию каждой закупки, но чаще всего заказчик работает на площадке бесплатно, а поставщик, признанный победителем, оплачивает комиссию оператора платформы.
Чтобы не запутаться в том, на какой площадке искать интересные закупки, на рынке существует около 20 агрегаторов, которые аккумулируют информацию обо всех доступных предложениях. Лидерами рынка являются пять основных агрегаторов: «Контур.Закупки», «СБИС», SeldoN, BiCoTender и «Тендерплан».
Электронные площадки для коммерческих закупок предлагает своим клиентами не только хорошие тарифные планы, но и широкий набор услуг. Например, Cooper.pro обладает интуитивно понятным и современным интерфейсом, который позволяет гибко и быстро проводить закупки в цифровом виде, обеспечивать конкуренцию за счет большой собственной базы поставщиков, интегрирован со всеми ключевыми агрегаторами, что позволяет вовремя информировать поставщиков о новых закупках.
Как находить закупки коммерческих компаний?
Нахождение закупок коммерческих организаций требует системного подхода и использования различных источников информации. Рассмотрим ключевые методы, которые помогут вам в этом процессе:
1. Официальные сайты компаний: Многие коммерческие организации публикуют информацию о своих закупках на собственных веб-ресурсах. Разделы, посвященные «Закупкам» или «Тендерам», содержат актуальные данные о предстоящих конкурсах и аукционах. Например, крупные ритейлеры, такие как «Магнит» или «Лента», регулярно обновляют свои разделы с информацией о закупках, что позволяет потенциальным поставщикам оставаться в курсе актуальных потребностей компании.
2. Специализированные агрегаторы: Эти платформы аккумулируют информацию о закупках из различных источников, предоставляя пользователям удобный доступ к актуальным тендерам. Агрегаторы собирают данные о закупках из разных сфер, упрощая поиск для поставщиков. Кроме того, они предоставляют возможность подписки по интересным темам, кода ОКВЭД и другим параметрам и потом присылают подборку новых закупок на электронную почту.
3. Социальные сети и профессиональные сообщества: Участие в специализированных группах на платформах, таких как Телеграм или ВКонтакте, позволяет оставаться в курсе актуальных закупочных потребностей. В таких сообществах часто обсуждаются новые проекты и контракты. Например, группы, посвященные строительству или IT, могут предоставить информацию о новых тендерах в этих областях. Также в социальных сетях есть специальные группы, где выкладываются закупки по тематикам или отраслям.
4. Отраслевые мероприятия и выставки: Участие в конференциях, например, VPROC или «Нефтегазснаб», выставках и других мероприятиях предоставляет уникальную возможность для личных встреч с представителями компаний и обсуждения их закупочных потребностей. Мероприятия, такие как «Иннопром» или специализированные выставки по различным отраслям, позволяют наладить контакты и узнать о предстоящих проектах напрямую от заказчиков.
5. Электронные торговые площадки (ЭТП): Несмотря на отсутствие обязательства для коммерческих заказчиков публиковать свои закупки на ЭТП, многие из них используют эти рыночные платформы для повышения прозрачности и привлечения большего числа поставщиков. Площадки, становятся важными инструментами для поиска закупок и участия в торгах.
Как коммерческой компании выбрать электронную площадку для проведения закупок?
1. Репутация и опыт платформы: изучите историю и репутацию платформы на рынке. Как долго она существует? Какие компании уже используют её для своих закупок? Отзывы пользователей и кейсы успешных сделок могут дать вам представление о надежности и качестве сервиса.
2. Безопасность данных: обратите внимание на уровень безопасности, который предлагает платформа. Защита конфиденциальной информации, шифрование данных и соблюдение стандартов безопасности должны быть приоритетом. Убедитесь, что платформа имеет политику конфиденциальности и соответствует требованиям законодательства.
3. Функциональность и удобство использования: оцените интерфейс платформы и доступные функции. Это можно сделать, например, попросив демонстрацию у менеджера. Интерфейс должен быть интуитивно понятным и удобным для пользователя. Платформа должна обеспечивать обязательный набор удобных инструментов для проведения закупки, а также предоставлять необходимую отчетность. Для коммерческих компаний важными функциями являются: проведение закупки с цифровой попозиционной спецификаций, возможность формирования неценовых требований к поставщику, проведение переторжек, корректировка параметров и сроков закупки, информирование всех участников процесса, а также простая и удобная регистрация.
4. Поддержка и обучение: Узнайте о наличии службы поддержки и обучающих ресурсов. Хорошая платформа должна предоставлять пользователям доступ к технической поддержке, а также учебным материалам, вебинарам или онлайн-курсам для более эффективного использования системы. Дополнительным плюсом должно быть наличие обучающих курсов не только по работе на самой платформе, но и по организации самого процесса закупок.
5. Комиссии и стоимость услуг: Изучите структуру цен на услуги платформы. Некоторые платформы могут взимать высокие комиссии за участие в торгах или за использование определенных функций. Сравните стоимость различных платформ и оцените, насколько она соответствует вашему бюджету.
6. Регулярные обновления и развитие: Узнайте, как часто платформа обновляется и какие новые функции добавляются. Надежная платформа должна постоянно развиваться и адаптироваться к изменениям на рынке и требованиям пользователей.
7. Обратная связь от пользователей: Поиск отзывов и рекомендаций от других пользователей может помочь вам получить представление о реальном опыте работы с платформой. Обратите внимание на мнения как положительные, так и отрицательные.
8. Интеграция с другими системами: Проверьте, насколько легко платформа интегрируется с другими программными продуктами, которые вы используете (например, ERP-системами или SRM). Это позволит вам оптимизировать рабочие процессы и избежать дублирования данных.
9. Доступность мобильных приложений: В современном мире мобильные технологии играют важную роль в бизнесе. Конечно, использование мобильного приложения для проведения закупок не самое популярное решение, но тем не менее, мы привыкли, что на мобильное устройство нам, как минимум, приходят все уведомления и оповещения. Проверьте, предлагает ли платформа мобильные приложения, оптимизированные версии для смартфонов или интеграцию с мессенджерами, что позволит вам управлять закупками в любое время и в любом месте.
В целом выбор надежной электронной платформы для закупок — это важный шаг, который может существенно повлиять на эффективность вашего бизнеса. Используя перечисленные методы, вы сможете значительно расширить свои возможности по нахождению закупок коммерческих компаний и повысить шансы на успешное сотрудничество с ними.