В условиях современного рынка, где конкуренция становится все более острой, принимать участие в закупках становится сложнее и требует от компаний не только высокого качества продукции и услуг, но и глубокого понимания процессов, связанных с участием в тендерах. Успешные участники должны быть готовы адаптироваться к изменяющимся требованиям, эффективно анализировать рынок и разрабатывать стратегические подходы для выделения своего предложения среди множества аналогичных.  

Как это сделать хорошо рассказывает Дмитрий Сытин — генеральный директор электронной площадки для коммерческих торгов Cooper.pro и Председатель Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок.

Первому игроку приготовиться

Для успешного участия в закупках необходимо не только предлагать качественные товары и услуги, но и уметь находить подходящие возможности. Поиск интересных и актуальных закупок — это первый и, возможно, самый важный шаг к заключению выгодных контрактов, независимо от того, работаете ли вы с государственными заказчиками или в коммерческом секторе. Для поиска подходящих вариантов существует несколько способов.

Во-первых, можно воспользоваться агрегаторами закупок, которые собирают информацию о тендерах и конкурсах от различных государственных и коммерческих заказчиков. Эти платформы позволяют быстро находить нужные предложения и отслеживать актуальные закупки в одном месте. На рынке сейчас представлено более 20 крупных агрегаторов, среди которых каждый предприниматель сможет выбрать подходящий для себя.

Во-вторых, обратите внимание на Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС — zakupki.gov.ru) и официальные сайты заказчиков, где публикуются как сами закупки, так и подробные инструкции, а также требования к проведению закупок и поставщикам.

Наконец, важно установить прямые отношения с закупочным подразделением компаний-заказчиков, что может стать ключом к успешному сотрудничеству — это позволит попасть в базу поставщиков и получать уведомления о новых возможностях в вашей сфере.

Тем не менее, найти закупку — это лишь половина дела. Важно также внимательно изучить требования компании к поставщику, чтобы предоставить всю необходимую информацию в установленные сроки. Например, на нашей платформе Cooper.pro есть конструктор, с помощью которого заказчик может создать цифровую анкету с требованиями к потенциальному поставщику.

Кроме того, спецификация закупки играет решающую роль: она определяет, что именно требуется заказчику — будь то товарно-материальные ценности, работы или услуги. В этом контексте важно не только соответствовать формальным требованиям, но и предложить максимально интересные решения, которые удовлетворят потребности заказчика.

На старт: заявка на участие в тендере

Подготовка заявки для участия в тендере является важным этапом, требующим внимательного подхода и тщательной проработки всех аспектов. Заявка должна быть не только полной, но и хорошо структурированной, чтобы выделяться на фоне других предложений. Необходимо строго следовать всем требованиям, указанным в документации, и предоставить все запрашиваемые документы, такие как лицензии, сертификаты качества, финансовые отчеты и другие материалы, подтверждающие вашу способность выполнить контракт. 

Также крайне важно уделить внимание оформлению заявки: она должна быть ясной, логичной и легко воспринимаемой. Используйте заголовки и подзаголовки для организации информации, а также графики или таблицы для визуализации данных; даже правильная расстановка запятых может сыграть роль. Это поможет заказчику быстро находить нужную информацию и увеличит ваши шансы на успешное участие. Качественное и понятное оформление заявки косвенно свидетельствует о высоком уровне работы поставщика и его отношении к делу, включая производственную культуру.

Если закупка проходит в электронном формате на специализированной площадке, это значительно упрощает процесс: поставщик видит конкретную анкету для заполнения, а не текстовые требования в документе, которые могут быть интерпретированы по-разному.

Внимание: ознакомление с условиями договора

Обязательно внимательно ознакомьтесь с условиями договора, который может быть приложен к запросу на закупку. Если документа нет, то настоятельно рекомендуется его запросить, так как коммерческие заказчики действуют в рамках Гражданского кодекса, и условия договора могут оказаться для вас неприемлемыми. Порой вы тратите много времени и усилий на подготовку необходимых документов, а затем получаете текст договора, который не соответствует вашим ожиданиям. В такой ситуации заказчик может отказать в изменении условий. Поэтому лучше запросить договор заранее — это поможет сэкономить ваше время и избежать возможных ошибок.

Также стоит отметить, что требования к поставке или оказанию услуг часто не содержатся в шаблоне договора, а указаны в документации к закупке, известной как извещение о закупке. Его следует внимательно изучить. Извещение может быть доступно в цифровом формате на электронных площадках (например, на Cooper.pro) или в виде приложенных документов. В последнем случае важно тщательно ознакомиться с ними, так как даже мелкие детали, указанные заказчиком в документации, могут сыграть ключевую роль в принятии решения.

Марш: высокая конкуренция

Ваше предложение должно выделяться на фоне остальных. Уделите особое внимание анализу конкурентов и определите свои конкурентные преимущества. Информацию о конкурентах можно собрать из открытых источников (например, на их веб-сайтах), особенно если вы работаете в нише с ограниченным числом игроков или занимаетесь производством. Если же вы предлагаете товары в высококонкурентной области, можно использовать метод «тайного покупателя» для получения прайс-листов конкурентов и анализа цен, так как в таких нишах часто решающим фактором являются цена и условия поставки. Возможно, у вас есть уникальные технологии, опыт или особые условия сотрудничества, которые могут заинтересовать заказчика. Не бойтесь собирать информацию о конкурентах всеми доступными законными способами. Следуйте принципу: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Сформулируйте свое уникальное предложение так, чтобы оно четко показывало, как именно вы можете лучше удовлетворить потребности заказчика по сравнению с конкурентами. Это может касаться качества продукции, ценовой стратегии, сроков поставки или уровня обслуживания.

Осторожно! Черный список

Финальным этапом процесса является поставка или исполнение обязательств. На этом этапе важно быть особенно внимательным, так как заказчик в сфере коммерческих закупок может внести вас в черный список, если вы не выполните свои обязательства должным образом. Это может привести к потере возможности сотрудничества с данным заказчиком и, как следствие, к попаданию в «бан». Ситуация может усугубиться, если несколько заказчиков в одной отрасли обмениваются черными списками. Поэтому в долгосрочной перспективе лучше быть надежным и добросовестным партнером.

Что дальше? Анализ проделанной работы

После завершения тендера обязательно проанализируйте результаты, даже если ваше предложение не было выбрано. Запросите у заказчика обратную связь о причинах отказа. Это поможет вам выявить недостатки вашего предложения и улучшить его в будущем, а также продемонстрирует вашу заинтересованность в его заказах, что может повысить ваши шансы на успех в дальнейшем.

Кроме того, следите за общими тенденциями на рынке закупок: какие товары и услуги наиболее востребованы, какие условия предлагают другие участники. Это позволит вам адаптироваться к изменениям на рынке и увеличить свои шансы на успешное участие в следующих тендерах.