В цифровую эпоху бизнес стремится к ускорению и автоматизации процессов, и электронная подпись (ЭП) стала незаменимым инструментом для применения во многих областях. Она помогает ускорять сделки, снижает затраты на бумагу и курьерские услуги, а также повышает безопасность. Зачем бизнесу ЭП, каковы её преимущества и недостатки?

Рассказывает Дмитрий Сытин — генеральный директор сервиса для коммерческих закупок Cooper.pro и Председатель Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок. 

 Для чего бизнесу нужна электронная подпись?

Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи, который придает документам юридическую силу. Бизнес использует её в следующих сферах:

Внутренний и внешний документооборот в бизнесе

• Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — подписание договоров, актов, счетов и других документов без личных встреч.

• Кадровое делопроизводство в электронном виде

• Внутренние нормативные и распорядительные документы — приказы, регламенты и инструкции, а также ознакомления с ними сотрудников компании. 

Пример: Компания из Москвы и поставщик из Екатеринбурга заключают договор на поставку товаров. Раньше требовалось отправлять документы курьером или почтой, что занимало 3–5 дней. С ЭП договор подписывается за 15 минут через сервисы Контур.Договоры или СБИС.

Пример: Крупная сеть магазинов перевела кадровый документооборот на ЭП. Теперь удаленные сотрудники подписывают трудовые договоры и приказы онлайн, экономя до 200 000 ₽ в год на курьерских расходах.

Взаимодействие с государством

• Сдача отчётности в ФНС, ПФР, Росстат и другие ведомства через интернет.

• Участие в электронных торгах (госзакупки, коммерческие тендеры).

• Регистрация юридических лиц и ИП через налоговую в онлайн-режиме.

• Интеграции с государственными информационными системами.

Пример: Бухгалтер сдает отчетность в ФНС через Контур.Экстерн или 1С-Отчетность. Раньше приходилось лично ездить в налоговую, теперь декларации отправляются за 5 минут.

Пример: Компания участвует в госзакупках через ЭТП (Cooper.pro, Сбербанк-АСТ, РТС-тендер). Без ЭП подача заявки невозможна — с ней фирма выиграла тендер на 10 млн ₽, не выходя из офиса.

Финансовые операции

• Подписание платежных поручений в банк-клиентах.

• Взаимодействие с другими финансовыми организациями — лизинг, факторинг, банковские гарантии и др.

Пример: Компания оформляет банковскую гарантию для тендера. Раньше требовались оригиналы документов, теперь все подписывается онлайн — срок сделки сократился с 5 дней до 1.

Международное взаимодействие 

• Подписание соглашений и обмен документами с контрагентами из других стран.

  Без ЭП многие документы  приходилось бы подписывать  собственноручно и обмениваться оригиналами по почте или курьерами, что замедляет бизнес-процессы и приводит в утере оригиналов документов или оригиналы заменяются сканами, обмен производится по электронной почте, а юридическая значимость при этом теряется.

Плюсы и минусы электронной подписи

Преимущества:

Экономия времени и денег – не нужно печатать, подписывать и отправлять бумажные документы или делать операции лично.
Ускорение сделок – контрагенты могут подписать договор или акт за несколько минут из любой точки мира.

Защита от подделки – ЭП имеет криптографическую защиту, что снижает риск мошенничества.
Юридическая сила – документы с ЭП равнозначны бумажным (согласно ФЗ №63 «Об электронной подписи»).
Интеграция с цифровыми сервисами – работа с электронными торгами, банковскими системами, государственными системами.

Недостатки:

Зависимость от технологий – при сбоях в работе удостоверяющего центра, интернета или плагина криптографии подписать документ невозможно.
Необходимость защиты ключа – если злоумышленник получит доступ к ЭП, он сможет подписывать документы от имени компании или физического лица.
Ограниченный срок действия – обычно ЭП выдается на 1 год, иногда чуть больше, после чего ее нужно перевыпускать.
Стоимость – квалифицированная ЭП (самая защищённая) платная, а некоторые сервисы требуют специальных электронных подписей, которые могут быть достаточно дороги. Кроме того, приходится покупать лицензию на криптографию и “флэшку”.

Несмотря на минусы, преимущества ЭП перевешивают, особенно для компаний, работающих в digital-среде.

О чём важно помнить при выпуске электронной подписи?

Выбор типа ЭП:

Простая – проще говоря — логин и пароль, иногда с дополнительным фактором защиты в виде смс (например, на Госуслугах).

Неквалифицированная (НЭП) – для внутреннего документооборота и некоторых коммерческих сделок.

Квалифицированная (КЭП) – самая защищённая, подходит для госорганов, банков и электронных торгов.

Аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ)

Выдавать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридических лиц (генеральных директоров) могут только ФНС или ее доверенные удостоверяющие центры. Актуальный список нужно искать на сайте ФНС.

КЭП для физических лиц могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). Проверьте их на сайте Минцифры РФ.

Важно!

Безопасное хранение ключа

Используйте токены (например, Рутокен), их еще называют “флэшки” или защищенные облачные хранилища.

Не передавайте ключ третьим лицам.

Срок действия и обновление
Следите за сроком действия ЭП и заранее продлевайте ее, чтобы не прерывать бизнес-процессы.

Совместимость с ПО

Убедитесь, что ЭП поддерживается вашими системами (1С, СБИС, Контур и др.), а также, что у вас установлены соответствующие крипто плагины для браузера.

Электронная подпись — это must-have для современного бизнеса. Она сокращает издержки, ускоряет документооборот и открывает доступ к цифровым госуслугам. Главное — выбрать подходящий тип ЭП, работать с надёжным удостоверяющим центром и соблюдать правила кибербезопасности. Внедрение ЭП не просто удобство, а конкурентное преимущество в цифровой экономике.

Источник: Клерк