В современном бизнесе эффективный поиск и выбор поставщиков имеют решающее значение для успеха компаний. Это важно как для малых предприятий, так и для крупнейших компаний. В условиях высокой конкуренции и широкого ассортимента товаров и услуг по одним категориям и монополизации по другим, правильный выбор поставщиков может существенно повлиять на качество продукции, сроки поставки, надежность поставок и, в конечном итоге, на прибыльность бизнеса.
Дмитрий Сытин, генеральный директор электронной площадки Cooper.pro и председатель Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок, рассказал нашему журнала об основных способах поиска поставщиков для коммерческих компаний, плюсы и минусы каждого подхода и предложит несколько практических и полезных советов по оптимизации процесса закупок.
Особенность коммерческого рынка в том, что заказчики в подавляющем числе случаев принимают решение по принципу цена-качество, очень быстро считают свои деньги и стремятся их сэкономить. С точки зрения расширения пула поставщиков ситуация противоречивая: с одной стороны заказчики хотят расширения пула поставщиков, а с другой — осторожно выбирают новых партнеров, особенно в работах и услугах, а также долгосрочных и дорогих поставках. Способы поиска новых поставщиков коммерческими компаниями могут варьироваться в зависимости от размера компании, и для каждого сегмента характерны свои подходы.
От маркетплейсов до личных рекомендаций
Начнем с малого бизнеса, где ресурсы ограничены, и внедрение высокотехнологичных или ресурсоемких способов часто невозможно. В таких компаниях используются несколько основных методов поиска поставщиков.
Первый метод — это использование маркетплейсов для поиска поставщика. С одной стороны, маркетплейс сам по себе обеспечивает большое количество поставщиков по каждому товару, а с другой — в основном представлены бытовые и простые товары, заказчику нужно самому искать товары по всей спецификации и выбирать победителей, тратя на это много времени.
Например, небольшая компания, нуждающаяся в канцелярских принадлежностях, может сформировать потребность из 100 позиций канцелярии, поручить помощнику руководителя сходить на Ozon, Wildberries или Яндекс.Маркет, найти там все 100 товаров, по каждому определиться с поставщиком, сложить все в корзину, оплатить карточкой и потом получить у курьера. Казалось бы, все просто, но вот сколько времени потратит референт на эту работу — большой вопрос. Удасться ли ей найти всю номенклатуру или лучшее предложение самой — тоже вопрос. Постепенно и на маркетплейсах начинает уменьшаться ассортимент, потому что раскручивать новый или уникальный товар становится дорого. Нестандартный товар чаще можно найти у специализированных поставщиков, а не на маркетплейсе.
Пример
При поиске конкретного товара, например, электрической розетки для наружного или внутреннего монтажа, вы вводите запрос «электрическая розетка» и получаете множество результатов с различными моделями и поставщиками. Вам необходимо самостоятельно оценить различия между ними. Даже если у вас есть четкое представление о нужной модели, придется потратить значительное время на анализ предложений по цене, срокам поставки и условиям оплаты из обширного списка. Этот процесс может быть трудоемким и не подходит для регулярного использования, особенно при крупных закупках.
Второй метод поиска поставщиков заключается в использовании рекомендаций знакомых или обращении к уже известным партнерам.
Это как раз характерно для небольших компаний, которые больше верят рекомендациям знакомых. а не рыночным процедурам. Вероятно — это следствие видения руководителя, его личного опыта и недоверия. Казалось бы — такой метод с большей гарантией может позволить избежать рисков, но с другой стороны — опыт одной компании не равен опыту другой компании, да и обычно цена в таком случае не получается рыночной. Хотя кажется, что должно быть по-другому. Опыт показывает, что партнерство с компаниями “по рекомендации” как минимум в 50% случае приводит с течением времени к конфликту и с тем знакомым, кто эту компанию порекомендовал. к тому же, очень сложно понять
Третий метод — поиск поставщиков в Интернете через поисковые системы, каталоги компаний, сервисы проверки контрагентов. На это уходит много времени у сотрудников малого бизнеса, но обычно им кажется, что это самый лучший способ. Причиной такого мнения является ощущение, что они проводят поиск сами, тем способом, который они сами придумали и перечень поставщиков — это результата их личного труда. После подбора списка, по каждому поставщику нужно найти актуальный контакт, созвониться с ним и выяснить чем он реально занимается, а также может ли взяться за заказ и много еще другой информации.
Малые компании часто выбирают для сотрудничества тех поставщиков, которые кажутся наиболее удобными и доступными по цене. Однако со временем акцент на стоимость может снижаться, и на первый план выходят такие факторы, как комфорт взаимодействия и скорость поставки. Например, отправив менеджеру список необходимых товаров, компания может рассчитывать на их доставку на следующий день. Тем не менее, насколько это выгодно в долгосрочной перспективе, зачастую не анализируется, что может привести к значительным переплатам. В результате возникает необходимость пересмотра условий и поиска нового поставщика.
К сожалению, полноценный рыночный анализ и систематический поиск новых поставщиков в малом бизнесе проводятся довольно редко. Многие компании не используют специализированные платформы для закупок, что является упущенной возможностью для получения лучших предложений и будущих партнеров по соотношению цена-качество. Например, использование платформы Cooper.pro позволяет как уже получить готовые категорийные базы поставщиков, так и, фактически, — получить профессиональный сервис по подбору новой базы под конкретный запрос заказчика, а также быстро сравнивать предложения различных поставщиков, что способствует более обоснованному выбору и снижению расходов и устраивать торги между поставщиками.
Таким образом, малые компании должны переосмыслить свои подходы к выбору поставщиков, уделяя больше внимания использованию профессиональных закупочных платформ. Это поможет им не только сократить время и денежные затраты, но и повысить качество и скорость получения результата.
Средний бизнес и выбор поставщиков:
Вторая категория — средние компании. Средние по размеру компании более системно подходят к построению внутренних процессов, в том числе и в закупках, что позволяет им качественнее подбирать поставщиков. В отличие от малых предприятий, у них есть ресурсы и сотрудники, которые могут заниматься процессом закупок.
Многие средние компании продолжают работать с проверенными поставщиками, основываясь на принципе «так исторически сложилось». Однако такая практика может ограничивать их возможности и ухудшать экономику.
Очевидно, что среднему бизнесу необходимо пересмотреть свои подходы к поиску поставщиков и использовать категорийный подход. Использование современных методов анализа рынка, профессиональных сервисов для закупок и внедрение категорийных стратегий позволит им повысить скорость закупок, увеличить конкуренцию, а значит и снизить цену в конкурентных категориях, а также повысить качество закупаемых товаров и услуг.
Оптимизация закупок в крупных компаниях
Крупные компании имеют возможность создать собственную полноценную закупочную службу, которая отвечает за сбор потребности внутренних подразделений, формирование запросов, сбор и анализ предложений, а также за внутреннее принятие решений. Несмотря на схожесть методов закупок, наблюдается тенденция к активному использованию электронных инструментов.
Существует четыре основных способа поиска поставщиков:
1. Работа с известными поставщиками
2. Рассылка коммерческих предложений по электронной почте
3. Использование электронных торговых площадок
4. Личные контакты и рекомендации
Что же дает использование электронной торговой площадки? Прежде всего, это возможность поиска и обновления базы поставщиков, что, в свою очередь, способствует увеличению конкурентной среды на рынке закупок. Площадки не только автоматически публикуют ваши закупки, но и распространяют информацию о них через агрегаторы закупок, что позволяет большему количеству поставщиков узнать о ваших потребностях. Кроме того, площадки активно формируют категорийные базы поставщиков, тратя ресурсы и время на сбор и актуализацию информации о том, чем занимается каждый из них, какие услуги или товары они могут предложить. Это позволяет максимально точно собрать пул поставщиков для конкретной закупки с релевантными откликами.
У заказчиков появляется более широкий выбор среди предложений, что облегчает процесс выбора победителя или нескольких победителей. Практика показывает, что даже для небольших компаний, осуществляющих закупки от 100 000 ₽, использование электронных площадок становится наиболее удобным решением. Современные платформы предоставляют интерфейсы для публикации закупок, позволяя добавлять собственных поставщиков в список приглашенных. Заказчики могут просматривать категорийные базы, предлагаемые площадкой, и исключать из них тех поставщиков, которые находятся в черном списке.
На таких площадках всегда доступны актуальные контакты, а также налажены эффективные способы приглашения поставщиков — будь то электронная почта, телефонные звонки или коммуникация через мессенджеры. Более того, электронные площадки предоставляют все эти функции бесплатно для заказчиков. Они выступают в роли доступного цифрового ресурса и обеспечивают необходимую поддержку в анализе рынка и актуализации информации.
Таким образом, использование электронных площадок является удобным и эффективным решением для компаний любого размера.
Как договориться с поставщиком?
Для успешного взаимодействия с поставщиком важно четко сформулировать требования в запросе коммерческого предложения. Это означает, что вам необходимо подробно описать, что именно вы хотите приобрести. Обычно это делается двумя способами: либо в виде документа, если запрос отправляется по электронной почте, либо в приложенных документах при проведении закупки через электронную площадку.
Требования к поставщику можно разделить на три основных типа:
1. Описание товара: Начните с формирования спецификации — перечня товаров или материальных ценностей, которые вы хотите купить. Укажите максимально подробные характеристики и количество. Например, если вы просто напишете «розетка», поставщик может не понять, о чем идет речь, и воспринять это как шутку.
2. Условия договора: Четко обозначьте условия сделки, включая место и сроки поставки, порядок оплаты и возможные ограничения по цене. Хорошей практикой будет приложить образец договора, чтобы поставщик мог подготовить предложение в соответствии с вашими требованиями или решить не участвовать в закупке, если условия его не устраивают. Отсутствие такой информации может привести к недопониманию и затруднениям в дальнейшем.
3. Требования к поставщику: Уточните, какую информацию вы хотите получить о поставщике и какой опыт ожидаете от будущего партнера. Эти требования также следует формализовать.
Таким образом, четкое и понятное изложение ваших требований поможет наладить эффективное сотрудничество с поставщиком и избежать возможных недоразумений.
Современные электронные площадки для коммерческих закупок обладают широкой функциональностью. Они предлагают удобные конструкторы для формирования требований по всем типам товаров и услуг. На площадке вы можете воспользоваться готовым шаблоном требований к поставщику, легко внося изменения или удаляя ненужные пункты. Кроме того, вы можете создать собственный шаблон для определенной категории закупок, например, для услуг перевозки, и использовать его в будущем, что позволяет избежать забывчивости и сэкономить время.
Одним из ключевых преимуществ таких платформ является возможность удобно сравнивать предложения поставщиков, представленные в определенной цифровой структуре. Это упрощает процесс: вы можете быстро сопоставить значения требований и предложения.
Например, если у вас есть требование по сроку поставки, один поставщик может указать 5 дней, другой — 10, третий — 15, а четвертый — 2. Таким образом, вы легко видите все значения и можете без труда провести сравнение.
Электронные площадки, такие как Cooper.pro, предлагают еще более удобные решения. Если требования сформулированы в цифровом формате, система подсвечивает лучшее предложение среди всех вариантов от поставщиков. Это значительно сокращает время и упрощает процесс выбора наилучшего партнера.
В заключение, необходимо отметить, что современные электронные площадки для коммерческих закупок представляют собой мощный инструмент, который существенно упрощает и оптимизирует процесс выбора поставщиков. Благодаря интуитивно понятным интерфейсам, готовым шаблонам и возможностям для сравнения предложений, организации могут не только сэкономить время, но и повысить качество принимаемых решений. Использование таких платформ, как Cooper.pro, позволяет эффективно управлять закупками, минимизируя риски и повышая прозрачность процесса. В условиях быстро меняющегося рынка и растущей конкуренции, внедрение технологий в сферу закупок становится не просто желательным, а необходимым шагом для достижения успеха. Инвестируя в современные решения, компании обеспечивают себе устойчивое будущее и возможность сосредоточиться на стратегическом развитии.