Как аналитика, алгоритмы и прозрачные данные помогают компаниям снижать затраты, минимизировать риски и принимать обоснованные решения на каждом этапе закупки.
Сегодня эффективные закупки невозможны без опоры на данные и цифровые инструменты. Компании, продолжающие принимать решения на основе субъективных оценок, сталкиваются с перерасходами и несут финансовые потери — нередко приобретая товары и услуги по завышенной цене. В то же время ведущие игроки рынка внедряют алгоритмические подходы, цифровые платформы и используют массивы исторической информации для оптимизации закупочной деятельности.
О текущих тенденциях в сфере коммерческих закупок, роли аналитики и технологиях, позволяющих снижать затраты и повышать прозрачность процессов, рассказывает Дмитрий Сытин, генеральный директор Cooper.pro — площадки для коммерческих торгов.
Снабженцы — новые рок-звезды бизнеса
Закупки перестали быть просто операционной функцией. Сегодня это стратегическое направление, напрямую влияющее на финансовый результат компании. Именно здесь проходит тонкая граница между эффективным управлением ресурсами и потерями, которые не всегда сразу видны в отчетности.
Как в вашей компании принимаются закупочные решения? На основе анализа и цифр — или по привычке и на глаз? От этого зависит не только итоговая сумма в бюджете, но и способность бизнеса быстро адаптироваться к изменениям, удерживать маржу и снижать риски.
Цели у всех организаций схожи: контроль затрат, соблюдение сроков, выполнение планов. Но отличие — в зрелости процессов. В одних компаниях закупки ведутся на основе точных расчетов, в других — по устоявшимся сценариям, где ключевым критерием остается «доверие к поставщику». Это порождает ошибки, завышенные цены и неэффективные закупки.
Цифра как стандарт, а не дополнительная опция
Еще недавно аналитика и цифровые инструменты воспринимались как нечто дополнительное — для тех, кто хочет «поэкспериментировать». Сейчас это уже стандарт: без цифры невозможно ни объективно оценивать потребности, ни точно планировать закупочную стратегию.
Современные платформы позволяют не просто собирать данные, а превращать их в конкретные решения: какие объемы заказывать, у кого, когда и по какой цене. Это исключает субъективность и повышает прозрачность процессов.
Пример:
Одна из крупных торговых сетей перешла на закупку товаров через электронную платформу с использованием исторических данных. За первый год компания сократила закупочные расходы на 15-30%. Это стало возможно благодаря отказу от контрактов с завышенными ценами, выявлению неэффективных позиций и пересмотру логистических цепочек. Данные позволили предсказать сезонные всплески спроса и заранее адаптировать закупки — без авралов и переплат.
Где проще: в государстве или в бизнесе
Можно ли сказать, что закупки в частных компаниях — проще, чем в госсекторе? На первый взгляд — да: меньше регламентов, больше гибкости. Но за этой свободой часто скрывается хаос. Отсутствие четких процедур приводит к несогласованности действий, авральным закупкам и потере контроля над расходами.
В государственном секторе, наоборот, жесткое нормативное поле заставляет выстраивать более системный подход. Обязательные этапы планирования, обоснования, контроля и отчетности делают закупки более предсказуемыми — пусть и менее гибкими.
При этом все больше собственников и топ-менеджеров в коммерческом секторе начинают переосмыслять роль закупок. Те, кто уже прошел через неэффективные сделки, срывы и непонятные расходы, осознают: закупки — это не просто снабжение, а один из ключевых каналов управления деньгами. Поэтому многие компании перенимают лучшие практики из госсектора, адаптируя их под собственные нужды — гибко, но системно. Один из шагов — закупки на специализированных площадках и коммерческих ЭТП.
Аналитика как инструмент управленческого контроля
Вы уверены, что знаете, на что уходят деньги вашей компании? Какие товары или услуги закупаются, по каким ценам, как часто, у кого — и насколько эти решения эффективны?
Современная аналитика в закупках дает управлению совершенно другой уровень прозрачности. С ее помощью можно точно определить, что закупалось в прошлые периоды, какие позиции повторяются или не используются, какие поставщики не соблюдают сроки, где завышены цены и где теряется логика в заказах.
На практике компании переплачивают до 100% от рыночной цены — просто потому, что нет точных данных и прозрачных процедур. Срывы поставок, затянутые сроки и проваленные бюджеты — все это не исключение, а реальность многих организаций.
В условиях экономической нестабильности это особенно критично: любое неэффективное решение может напрямую повлиять на маржинальность и устойчивость бизнеса.
Когда закупочные процессы оцифрованы и подкреплены аналитикой, компания не только оптимизирует прямые расходы, но и сокращает скрытые потери: избыточные запасы, простои, логистические нестыковки и даже коррупционные риски.
Цифровизация закупок: три этапа, которые работают
- Аудит процессов
Практика показывает: путь к эффективным закупкам начинается с аудита. Важно понять, где именно теряются деньги, кто принимает решения, какие данные уже собираются — и как ими (не) пользуются. Даже самый базовый анализ, выполненный в Excel с разбивкой по категориям и динамикой цен, способен выявить десятки неочевидных проблем. - Внедрение минимально необходимой аналитики
Не обязательно сразу строить сложные BI-системы. Главное — наладить базовый контроль и регулярную отчетность. - Интеграция цифровых решений
Подключение электронных торговых площадок, формирование реестра поставщиков, настройка показателей эффективности. Это позволяет перевести закупки на управляемую и предсказуемую основу.
Как работает на практике: пример с обоснованием начальной цены
Возьмем к примеру такой этап закупки, как обоснование НМЦК — самый чувствительный элемент закупки. На чем сегодня основывается НМЦ в вашей организации? Насколько объективны используемые источники? В ряде компаний этот этап до сих пор сводится к формальному сбору коммерческих предложений — способу, который считается законным, но давно перестал быть эффективным. Такой подход легко поддается манипуляциям: известны случаи, когда еще на этапе подготовки обоснований закупочная цена завышалась в полтора-два раза.
При этом цифровая среда делает подобные аномалии заметными. Алгоритмы моментально фиксируют отклонения от рыночной логики и сигнализируют о возможных проблемах. Это заставляет продвинутых заказчиков пересматривать методологию и переходить к более обоснованному расчету цен.
На практике компании начинают опираться на статистику собственных закупок за предыдущие периоды, подключают официальные аналитические базы и учитывают данные о рыночной динамике, включая инфляционные тренды.
Как ЭТП участвуют в цифровизации и помогают бизнесу экономить
Сегодняшние электронные торговые площадки — это полноценные цифровые инфраструктуры, встроенные в логику закупочного управления. Их роль — обеспечивать прозрачность, точность и контроль на каждом этапе закупки, помогая и заказчику, и поставщику действовать на основе объективных данных.
Современные платформы работают как аналитические экосистемы. Через них компании получают доступ к актуальной рыночной информации, анализу контрактов, расчетам начальных цен и отслеживанию конкурентной активности.
Для заказчика — это инструмент точного ориентирования на рынке. Он видит не просто список предложений, а получает картину динамики цен, историю контрактов, уровень конкуренции в конкретной категории и регионе. Автоматизированные механизмы помогают выявлять аномалии в ценах, рассчитывать НМЦК и быстро сравнивать условия, снижая вероятность ошибок и снижая итоговую стоимость закупки.
Для поставщика платформа — это не только точка входа на рынок, но и источник аналитики. Он может оценить спрос по категориям, выявить «горячие» регионы, определить сезонность и понять, какие сегменты сейчас растут быстрее других. Изучив историю тендеров конкретного заказчика, поставщик получает представление о типичной конкуренции, повторяющихся участниках, стратегии победителей. Это позволяет более осознанно выбирать, в каких торгах участвовать и с какими условиями.
Кроме того, системы дают возможность оценить надежность самих заказчиков. Видно, кто проводит закупки регулярно, у кого высокая вероятность заключения контракта, где чаще всего возникают проблемы с оплатой или демпингом. Такой уровень детализации превращает платформу в инструмент управления рисками.