В условиях современного рынка, где конкуренция становится все более острой, умение грамотно составить коммерческое предложение является залогом успешного привлечения клиентов и заключения выгодных сделок. Коммерческое предложение — это первый и существенный элемент, который может сыграть решающую роль в принятии решения потенциальным заказчиком. Оно должно быть ясным, убедительным и профессиональным, чтобы выделиться на фоне множества аналогичных предложений и привлечь внимание именно к вашему бизнесу. Как это сделать хорошо рассказывает Дмитрий Сытин — генеральный директор электронной площадки для коммерческих торгов Cooper.pro и Председатель Совета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок.
Правильное оформление коммерческого предложения зависит от множества факторов, включая специфику отрасли и законодательные требования. В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий для подготовки коммерческих предложений как в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ так и в коммерческом сегменте, а также поделимся ключевыми рекомендациями и практическими советами, которые помогут создать эффективное предложение, способное повысить шансы на успех в закупках.
Успешное участие в закупках требует не только высокого качества предлагаемых товаров и услуг, но и умения находить подходящие возможности. Поиск интересных и подходящих закупок — это первый и, возможно, самый важный шаг на пути к заключению выгодных контрактов, при этом не важно вы работаете с государственными заказчиками или коммерческими. Важно разобраться, как найти закупки по интересной вам теме или интересующего вас заказчика, а также соответствующие вашим возможностям. Существует несколько эффективных способов для этого.
Во-первых, можно воспользоваться агрегаторами закупок, которые собирают информацию о тендерах и конкурсах от различных государственных и коммерческих заказчиков. Эти платформы позволяют быстро находить нужные предложения и отслеживать актуальные закупки в одном месте. Сейчас на рынке более 26 крупных агрегаторов, среди которых каждый предприниматель сможет найти устраивающий его. Во-вторых, стоит обратить внимание на Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС — zakupki.gov.ru) и официальные сайты самих заказчиков, где публикуются как сами закупки, так и подробные инструкции, а также требования к проведению закупок и поставщикам. И, наконец, важно — установление прямых взаимоотношений с закупочным подразделением компаний-заказчиков, что может стать ключом к успешному сотрудничеству — это позволит вам попасть в базу поставщиков и получать уведомления о новых возможностях в вашей сфере.
Однако найти закупку — это только полдела. Важно также тщательно разобраться с требованиями компании к поставщику, чтобы предоставить всю необходимую информацию в установленные сроки. Например, у нас на платформе cooper.pro есть целый конструктор, с помощью которого заказчик может сформировать цифровую анкету с требованиями к потенциальному поставщику. Кроме того, спецификация закупки играет решающую роль: именно она определяет, что именно требуется заказчику, будь то товарно-материальные ценности, работы или услуги. В этом контексте важно не только соответствовать формальным требованиям, но и предложить максимально интересные решения, которые удовлетворят потребности заказчика. Подробнее рассмотрим каждый из этих этапов, чтобы помочь вам успешно ориентироваться в мире закупок.
Подготовка заявки на участие в тендере
Подготовка заявки на участие в тендере — это ключевой этап, который требует внимательности и тщательной проработки всех деталей. Ваша заявка должна быть не только полной, но и структурированной, чтобы выделяться среди других предложений. Важно следовать всем требованиям, указанным в документации, и предоставить все запрашиваемые документы. Это может включать лицензии, сертификаты качества, финансовую отчетность и другие документы, подтверждающие вашу способность выполнить контракт.
Кроме того, стоит обратить внимание на оформление заявки: она должна быть четкой, логичной и легко читаемой. Используйте заголовки и подзаголовки для структурирования информации, а также графики или таблицы для визуального представления данных, а иногда даже правильная расстановка запятых имеет значение. Это поможет заказчику быстро найти нужную информацию и повысит ваши шансы на успешное участие. Качественное и понятное оформление заявки косвенно говорит заказчику о качестве будущей работы самого поставщика и об общем отношении его к делу, в том числе и о его производственной культуре.
Очень удобно, если закупка проводится в цифровом виде на электронной площадке. Тогда поставщик видит конкретную анкету, которую ему нужно заполнить, а не описание требований в документе, которые можно по разному интерпретировать.
Читайте условия
Внимательно читайте условия договора, который может быть приложен к запросу на закупку. Если документа нет, настоятельно рекомендуется его запросить, так как коммерческие заказчики ограничены только рамками Гражданского кодекса, и условия договора могут вас не устроить. Часто бывает так, что вы тратите много времени и усилий на подготовку необходимых документов, а затем получаете текст договора, который не соответствует вашим ожиданиям. В такой ситуации заказчик может отказаться внести изменения в его условия под ваши требования. Поэтому лучше запрашивать договор сразу — это поможет сэкономить ваше время и избежать ошибок.
Также требования к поставке или оказанию услуг часто содержатся не в шаблоне договора, а в документации к закупке, так называемом извещении о закупке. Его внимательно нужно изучить. Оно бывает в цифровом виде на электронных площадках (например, у нас на сooper.pro), может быть в виде приложенных документов. Во втором случае придется их досконально изучить, поскольку даже мелкие детали, заложенные заказчиком в документацию, могу иметь решающее значение при принятии им решения.
Конкуренция и уникальное предложение
В условиях высокой конкуренции важно выделить свое предложение среди остальных. Для этого необходимо проанализировать возможности других участников и определить свои конкурентные преимущества. Возможности конкурентов можно проанализировать по открытым данным, сайтам компаний, особенно если вы занимаетесь производством или работаете в нише, где немного конкурентов. Если же вы поставляете высококонкурентные товары, то можно запросить прайсы конкурентов (метод “тайного покупателя”) и по ним понять уровень цен, поскольку в высококонкурентных нишах обычно имеет значение только цена и условия поставки. Возможно, у вас есть уникальные технологии, опыт или особые условия сотрудничества, которые могут заинтересовать заказчика. Не стесняйтесь собирать информацию о ваших конкурентах всеми доступными способами в рамках закона. Следуйте принципу: проинформирован, значит — вооружен.
Формулируйте свое уникальное предложение так, чтобы оно четко отражало, как именно вы можете удовлетворить потребности заказчика лучше, чем конкуренты. Это может быть связано с качеством продукции, ценовой политикой, сроками поставки или уровнем сервиса.
Черный список
Заключительным этапом процесса является поставка или исполнение обязательств. На этом этапе необходимо проявлять особую осторожность, поскольку заказчик в сфере коммерческих закупок имеет право внести вас в свой черный список, если вы не выполните свои обязательства должным образом. Это может привести к потере возможности сотрудничества с данным заказчиком и, как следствие, к попаданию в «бан». А еще хуже, если несколько заказчиков, например, в одной отрасли, обмениваются черными списками. Так что долгосрочно лучше быть добросовестным партнером.
Обратная связь и анализ результатов
После завершения тендера обязательно обратите внимание на результаты — даже если ваше предложение не было выбрано. Запросите обратную связь от заказчика о причинах отказа. Это поможет вам понять слабые места вашего предложения и улучшить его в будущем, а также покажет заказчику вашу заинтересованность в нем и его заказах, что повысит ваши шансы в будущем
Кроме того, анализируйте общие тенденции на рынке закупок: какие товары и услуги наиболее востребованы, какие условия предлагают другие участники. Это позволит вам адаптироваться к изменениям рынка и повысить свои шансы на успех в следующих тендерах.
Комментирует Юлия Климина, президент Ассоциации профессиональных участников торгов и закупок (ФЛАГМАН):
«В рамках закона 44-ФЗ процесс участия в государственных закупках требует от участников особого внимания к соблюдению формальных требований, чтобы обеспечить допуск своей заявки к рассмотрению. На первом этапе формирования коммерческого предложения необходимо тщательно проработать нормативную часть, так как именно она является основой для успешного участия в торгах. Отклонение заявки может произойти по самым различным причинам, и зачастую это связано с несоответствием установленным требованиям заказчика, либо некорректным заполнением заявки.
Важно понимать, что в контексте 44-ФЗ креативный подход неуместен — все должно быть четко и последовательно. Например, если заказчик определяет цену как единственный критерий оценки, то остальные аспекты, такие как качество или сроки выполнения, отходят на второй план. Поэтому ключевым моментом становится подготовка конкурентоспособного ценового предложения, которое должно находиться на грани между вашими ожиданиями по рентабельности и предложениями конкурентов. Какие основные шаги нужно сделать чтобы обеспечить допуск заявки и повысить шансы на успешное участие в тендере.
Анализ похожих закупочных процедур
Для подготовки успешного предложения крайне важно провести анализ аналогичных закупочных процедур. Необходимо выяснить, закупал ли ваш потенциальный заказчик тот товар, который вы собираетесь предложить, и оценить средний уровень цен на рынке. На основе этой информации вы сможете более точно спрогнозировать цену, которая имеет наибольшие шансы на победу в таких торгах.
Сбор документации и формула баллов
Когда речь идет о закупочных процедурах, в которых помимо цены учитываются нестоимостные критерии, важно внимательно отнестись к составу необходимых документов и требованиям, которым нужно соответствовать. Чаще всего одним из ключевых критериев является опыт выполнения аналогичных контрактов. В таких случаях участники могут испытывать замешательство: некоторые считают, что отсутствие опыта делает их участие невозможным, но это не так. Главное — не ошибиться на этапе сбора документации.
Например, если заказчик в соответствии с постановлением требует подтвердить опыт исполнения через договоры и акты с печатями, то предоставление только договора может привести к тому, что ваш опыт не будет засчитан. Поэтому крайне важно внимательно изучить перечень документов, необходимых для подтверждения соответствия компании установленным критериям, и постараться собрать максимальное количество баллов по этому критерию. Это позволит снизить вес цены в итоговой оценке.
Также стоит обратить внимание на то, каким образом подтверждаются различные критерии. В некоторых случаях для подтверждения квалификации персонала может потребоваться наличие кандидатской степени. Такие требования могут быть избыточными и необходимо оценивать их целесообразность. Если вы считаете, что критерий установлен неправомерно или не соответствует предмету закупки, у вас есть возможность обжаловать его на этапе приема заявок.
Существует несколько вариантов критериев по опыту выполнения аналогичных контрактов: заказчик может установить требования как по количеству выполненных договоров, так и по их суммарной стоимости. Это часто вызывает трудности. Важно также обратить внимание на формулу, по которой рассчитываются итоговые баллы: сколько процентов веса отводится цене и сколько — неценовым критериям, а также какая разбивка внутри неценовых критериев. Следите за тем, какой из критериев имеет наибольшее значение — эта информация должна быть прописана в документации.
Не забывайте пересчитывать баллы и отстаивать свою позицию, если замечаете ошибки в расчете. Если заказчик некорректно оценил ваши баллы, вы имеете право на пересмотр итогов по закупке.
Рис. Неценовые требования
Креатив не поможет
Существуют ситуации, когда ваше предложение имеет более высокую цену, чем у конкурента, но вы можете одержать победу благодаря более высоким баллам по другим критериям. Важно помнить, что креативные элементы и презентации не играют решающей роли в процессе закупки закупок гос. учреждений и компаний с гос. участием.
Это относится как к регламентированным закупкам по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ. Участник может заработать баллы преимущественно за счет опыта выполнения аналогичных контрактов, наличия материально-технических ресурсов и подтверждения квалификации своего персонала».
Лайфхак:
Создавайте портфолио выполненных контрактов. Полезно собирать благодарственные письма и отзывы на официальных бланках, подтверждающие качественное исполнение контрактов и удовлетворенность заказчика. Такие письма могут повысить ваши баллы при оценке по неценовым критериям.
Источник: biz360